Diseño de Funciones, Evaluaciones de las actividades y Descripción de Cargos bajo Gestión por Competencias

INTRODUCCIÓN
La presente investigación se refiere al tema de diseño de funciones, evaluación de las
actividades y descripción de cargos bajo gestión por competencia, entre lo que se puede definir
que el diseño de las funciones es el vinculo entre los individuos y la organización.
El diseño del puesto requiere elementos organizativos relacionados con la eficiencia, y para
ello se debe tener presente la productividad, la satisfacción, el aprendizaje, la rotación y la
especialización.
Entonces el diseño de funciones se refiere a la estructuración de los puestos de trabajo, lo
cual permite ver los elementos, deberes y tareas de los espacios de una organización, en la
descripción del cargo se dice que es una relación escrita, que define los deberes y condiciones
relacionados con el cargo y que consiste en determinar los hechos que componen la naturaleza de
un cargo.
Y es importante porque puede permitir que un empleado conozca lo que espera del puesto
de trabajo y las funciones a cumplir.
El análisis del cargo pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el mismo exige, para que se pueda
desempeñar de manera adecuada.
Se evalúan las actividades en función de estimular y buscar el valor, la excelencia y las
cualidades de alguna persona y medir el desempeño del individuo en el cargo y su potencial de
desarrollo y finalmente la gestión por competencia permite explicar el desempeño laboral exitoso,
además es una herramienta estratégica indispensable para enfrentar los nuevos desafíos que
impone el medio.
Diseño de funciones, Evaluación de las actividades. Descripción de cargos bajo gestión por competencias 4
DISEÑO DE FUNCIONES, EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES.
DESCRIPCIONES DE CARGOS BAJO GESTIÓN POR COMPETENCIAS
DISEÑO DE FUNCIONES
Los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la organización, para ello los
especialistas en personal deben no solo obtener y mantener una fuerza de trabajo idónea sino
también poseer una comprensión profunda de los diseños de puestos. El diseño del puesto
requiere elementos organizativos relacionados con la eficiencia, ambientales (habilidades,
disponibilidad de los empleados y entorno social) y conductuales (autonomía y responsabilidad,
variedad, identificación y significado de la tarea y retroalimentación), considerados por el
diseñador para crear ocupaciones que sean productivas y satisfactorias. Cuando hay serias
deficiencias en el diseño, se presentan fenómenos como rotación del personal, ausentismo,
quejas, protestas, etc. Debe destacarse que las funciones del diseño de puestos repercuten en toda
la organización.
Uno de los retos más importantes a los que se enfrenta el directivo o propietario de
cualquier negocio es determinar cuáles serán las funciones y actividades que se deben asignar a
cada puesto de trabajo, ya que de una acertada distribución de éstas dependerá el grado de
eficiencia del mismo. La herramienta administrativa que nos ayuda a hacerlo de manera
relativamente sencilla es la técnica conocida con el nombre de “Análisis del Puesto”, la cuál
además nos permite identificar la importancia relativa de cada puesto en la organización y las
características físicas y sicológicas que deben poseer las personas que los ocupen.
Lo más difícil es encontrar un punto de equilibrio entre los elementos conductuales y la
eficiencia. Para lograrlo se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
¨ La productividad y la especialización: A medida que un puesto se hace más
especializado, sube también la productividad, hasta que elementos conductuales como la
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monotonía hacen que se suspendan los avances de productividad. Por lo tanto se podría
aumentar la productividad si se reduce la especialización.
¨ La satisfacción y la especialización: Cuando se alcanza un alto nivel de especialización,
la satisfacción tiende a disminuir debido a la falta de autonomía, variedad e identificación
con la tarea, incluso la productividad puede ascender solo si las ventajas de la
especialización sobrepasan las desventajas de la falta de satisfacción.
¨ Aprendizaje y especialización: Cuando un trabajo es altamente especializado disminuye
la necesidad de aprender, es decir que se requiere menos tiempo para aprender a
desempeñar un trabajo especializado.
¨ Rotación y especialización: Aunque un trabajo superespecializado se aprende en menor
tiempo, los niveles de satisfacción son bajos, esto puede conducir a una alta tasa de
rotación. Cuando esto ocurre, un nuevo diseño del puesto, con más atención en estos
aspectos conductuales, puede reducirlas.
Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de
habilidad, es necesaria una planeación efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos
requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en día debieran invertir más de
su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de puestos claves en la
empresa.
Es así que Mondy, (1997) señala: “el diseño de puestos consiste en determinar las
actividades específicas que se deben desarrollar, los métodos utilizados para desarrollarlas, y
cómo se relaciona el puesto con los demás trabajos en la organización”.
Chiavenato, (1999): “el diseño del cargo es la especificación del contenido, de los métodos
de trabajo y de las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos,
empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo”.
Fernández (2001) opina: “el diseño de puestos de trabajo es el procedimiento metodológico
que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo”.
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Así mismo, Chiavenato en su libro Gestión del Talento agrega: “el diseño de los cargos es
el proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo
específico. Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas de
cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organización”.
En conclusión podemos decir que, el Diseño de Funciones se refiere a la estructuración de
los Puestos de Trabajo el cual nos permite ver los elementos, deberes y tareas de los espacios de
una organización, atendiendo el contenido, requisitos, responsabilidades, condiciones,
calificaciones y recompensas de los ocupantes, para lograr así que tanto la organización como el
talento humano esté satisfecho.
DESCRIPCIÓN DE CARGO
La descripción de cargos es una relación escrita que define los deberes y las condiciones
relacionadas con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, cómo lo hace, y por
qué lo hace.
Puede definirse como una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y
responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros cargos.
Es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la
naturaleza de un cargo y lo que hacen distinto de todos los otros existentes en la organización.
La descripción de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones
que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es
la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución,
los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas y los objetivos del
cargo. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los
deberes y las responsabilidades que comprende.
1. Nombre del Cargo
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2. Posición del cargo en el Organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión,
comunicaciones colaterales)
3. Tareas o Atribuciones del Cargo (diarias, semanales, mensuales, anuales, esporádicas)
IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS
La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de
recursos humanos.
Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la
administración salarial.
Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y
que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada
de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución
(cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo
hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).
Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la
reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un
solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama".
Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir
desviaciones individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el
supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son
las funciones que corresponden a cada uno.
La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y
discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un
informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede
emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el
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mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos.
En resumen, la descripción de cargos está orientada hacia el contenido de los cargos, es
decir, hacia los aspectos intrínsecos de los cargos.
ANALISIS DE CARGO
El análisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos
que el cargo exige a su ocupante.
Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y
las condiciones que el cargo exige para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis
es la base para la evaluación y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de
comparación.
Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los deberes, y habrá variaciones
según se trate de puestos manuales, de oficina, de producción, y demás. Las principales
categorías de análisis que se podrían incluir son:
a) Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe conocer; problemas y
solicitudes típicas que recibirá.
b) Alcance de su responsabilidad; magnitud de la discreción; "período de control".
c) Normas sobre desempeño y carga de trabajo.
d) Relaciones; interfaces del cargo.
e) Supervisión; relaciones de dependencia.
f) Período de calificación, prueba y adiestramiento.
g) Condiciones de trabajo; peligros. h) Promoción y oportunidades de carrera.
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El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de requisitos:
intelectuales, físicos, responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo. Cada una de estas
cuatro áreas está dividida en varios factores de especificaciones, como la experiencia, por
ejemplo, en el área de requisitos intelectuales. Estos factores de especificación son puntos de
referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos
instrumentos de medición, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la
empresa. Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse varía, así mismo variarán no sólo los
factores de especificaciones considerados, sino también su amplitud de variación y sus
características de comportamiento.
EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Es una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa.
El procedimiento para evaluar el personal se denomina evaluación de desempeño, y
generalmente, se elabora a partir de programas formales de evaluación, basados en una cantidad
razonable de informaciones respecto a los empleados y a su desempeño en el cargo.
Su función es estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona.
Medir el desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo.
DESCRIPCIÓN DE CARGOS BAJO GESTIÓN POR COMPETENCIA.
La Gestión por Competencias nace de la psicología organizacional, inmersa en teorías de
motivación, buscando explicar el desempeño laboral exitoso; ahora hay que asumirla en la
necesaria interdisciplinariedad de la Gestión de los Recursos Humanos.
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Y no podrá eludirse la complejidad de su objeto: las competencias de las personas en su
interacción con los puestos de trabajo, el ambiente laboral y la cultura organizacional, donde la
psicología humana y su epistemología o teoría del conocimiento ocupan un importante lugar. La
Gestión por Competencias surge con el sesgo del paradigma positivista y con la impronta del
pragmatismo, tomando auge en la práctica empresarial avanzada y de éxito a partir de 1990.
Como complemento de este proceso está el diseño de los perfiles ocupacionales que hacen
referencia a las características personales que deben tener el candidato para garantizar la
ejecución tal como lo establece el cargo diseñado en una adecuada relación de complementación.
Es el caso por ejemplo de un cargo cuyo factor crítico de éxito sea la constante innovación, se
requerirá para garantizar su ejecución una persona que posea como competencias, creatividad y
orientación al logro, entre otras características que no se logran a través de programas de
capacitación o que nunca le permitirán un desempeño tan sobresaliente como quién posee estas
características naturalmente.
La tendencia actual es hacia puestos de trabajo polivalentes o de multi habilidades, habrá
que garantizar que el profesiograma, perfil de cargo o perfil de competencia, se mantenga en
consecuencia con esa tendencia de manera que no signifiquen un encasillamiento o traba legal,
sino un rango flexible o marco referencial con un perfil amplio, propiciando el enriquecimiento
del desempeño o trabajo, tanto en su vertiente horizontal como en la vertical.
Contar con las personas que posean las características adecuadas se ha convertido en la
directriz de la gestión de recursos humanos. Este enfoque, deja de percibir los cargos como
unidades fijas, destinadas a cumplir con las responsabilidades funcionales independientemente de
las personas que lo ocupan e intenta transformarlas en unidades dinámicas que forman parte de
los procesos importantes dirigidos a satisfacer expectativas y necesidades tanto de clientes
internos como de clientes externos, donde el mayor énfasis se hace en las características de la
persona que ocupa el cargo.
Una de las mejores formas de averiguar qué se necesita para lograr un desempeño exitoso
en un puesto de trabajo determinado, es estudiando a los individuos que tengan un desempeño
exitoso en el mismo y analizar qué hacer para lograrlo. Esto quiere decir, realizar una evaluación
no del puesto de trabajo, sino de la persona que realiza el trabajo.
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La gestión por competencias busca a partir de la definición de un perfil de competencias y
de posiciones dentro del perfil, que los momentos de verdad entre una empresa y sus empleados
sean conscientes y apunten en definitiva, a aumentar la contribución de cada empleado a la
generación de valor de la empresa.
La Gestión es efectuar acciones para el logro de objetivos. La competencia es aptitud;
cualidad que hace que la persona sea apta para un fin. Suficiencia o idoneidad para obtener y
ejercer un empleo. Idóneo, capaz, hábil o propósito para una cosa. Capacidad y disposición para
el buen desempeño.
Gestión por competencias es la herramienta estratégica indispensable para enfrentar los
nuevos desafíos que impone el medio. Es impulsar a nivel de excelencia las competencias
individuales, de acuerdo a las necesidades operativas. Garantiza el desarrollo y administración
del potencial de las personas “de lo que saben hacer” o podrían hacer.
El aprendizaje organizacional debe ser permanente y continuo, por lo que el ciclo que se
propone aquí debe ser considerado como una herramienta, que se incorpore a la gestión
cotidiana.
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CONCLUSIÓN.
Durante la elaboración de este trabajo hemos adquirido conocimientos sobre áreas
muy importante de la gestión de capital humano, las cuales nos permiten tener mayor
conocimiento y ser profesionales íntegros, sabiendo evaluar el desempeño del capital
humano que estará a nuestro cargo en el futuro, estableciendo claramente cuales son sus
funciones, responsabilidad y posibilidades basados en características propias del individuo,
tales como sus destrezas, experiencias y ambiciones.
Como administradores tendremos la responsabilidad de explotar y desarrollar los
talentos de nuestro capital humano, lo cual fomentara el desarrollo de nuestra empresa al
mejorar el rendimiento y la motivación de nuestro personal.
Hoy en día la situación económica mundial no es la mejor y como todos sabemos la
competencia es demasiado ardua. Con una gestión de capital humano exitoso, una empresa
puede posicionarse en cualquier mercado, ya que sus trabajadores se sentirán motivados y
comprometidos con la organización.
En el punto de gestión por competencias pudimos observar que es muy importante
que el trabajador tenga un trabajo que se le resulte interesante dadas sus competencias
especificas, ya que no seria lo mas idóneo tener un experto herrero trabajando en el
departamento de pintura en el caso de que se tratase de una ensambladora de autos. Al
seleccionar un trabajador para un puesto especifico, debemos ser muy ágiles al determinar
que el trabajo para el cual se esta postulando es el que se adapta mas a su perfil, y que no
esta tomando el trabajo solo por una necesidad inmediata, el no prestar atención aumenta la
deserción laboral e incrementa los costos.
La descripción de cargo es de vital importancia en cualquier organización, en todos
sus niveles dado que es el mapa que le indicara al trabajador que es lo que se espera, y en
cierta forma le indica un poco como realizar sus funciones, lo cual le orienta el sentido de
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cual es el objetivo general de la organización, y cual debe ser su contribución para
alcanzarlo.
Esperamos que les sea interesante el tema que hemos querido compartir con ustedes,
el cual es parte integral de la formación de la nueva generación de Administradores.
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CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE CARGO
I Identificación del Puesto:
1. Nombre del puesto:
2. División:
3. Departamento/Unidad:
4. Dependencia Directa:
5. Fecha de aplicación:
II Identificación de quien responde el cuestionario:
1. Nombre:
2. Grado y escalafón:
3. Antigüedad en el Servicio:
III Descripción Sumaria del Puesto:
1. Las tareas de este puesto se clasifican primordialmente como de carácter (marque con
una X solo una respuesta)
2. Elabore una relación de las Principales Tareas que realiza en el puesto y el porcentaje de
tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.
3. Elabore una relación de las Tareas Secundarias que realiza en el puesto y el porcentaje de
tiempo laboral que usted estima dedica a cada una de ellas.
4. ¿Cuales son las responsabilidades que se encuentran adscritas a su puesto de trabajo?
¿Cuál es el peso relativo que en su opinión tiene cada una de ellas? (marque su respuesta
con una X).
5. ¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el
desempeño del puesto y en que grado?.
6. ¿Cuales de las siguientes tareas usted realiza para obtener información técnica que su
puesto de trabajo requiere?, Compare el tiempo que usted dedica a esta tarea en relación
con el que emplea en realizar otras asociadas a su trabajo. (marque con una X sólo en
aquellas tareas que usted realiza).
7. Respecto de las comunicaciones que requiere establecer para el cumplimiento de su
trabajo, clasifique en términos de que tan importante resulta la actividad que se señala para
el logro de los objetivos del puesto, según codificación adjunta.
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8. ¿Considera usted que para el buen desempeño del puesto se requiere experiencia en la
Administración Pública? (marque con una X solo una respuesta).
___ Imprescindible
___ Importante
___ Aconsejable
___ No relevante
9. ¿Considera usted que para el buen desempeño del puesto se requiere experiencia
anterior en puestos similares? (marque con una X solo una respuesta).
10. ¿Cómo calificaría usted las condiciones físicas en que trabaja la persona que
desempeña este puesto?.
___ Excelentes
___ Buenas
___ Regulares
___ Malas
___ Muy mala
Exponga brevemente los argumentos que justifican su respuesta:
11. ¿Está sometida la persona que desempeña el puesto a presiones psicológicas especiales?
___ Permanentemente
___ A veces
___ Rara vez
___ Nunca
Fundamente brevemente su respuesta:
12. ¿Qué características cree usted que hacen que el puesto sea excepcional?.
13. ¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto?
14. Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al
desempeño adecuado del puesto?.